员工虚报发票,公司应该如何处理?

2018-09-27

不管是员工还是企业,保存证据很重要。

不管是员工还是企业,保存证据很重要。

公司有员工虚报发票,老板将其开除。不料最后公司竟然被判支付赔偿金共计13万元。这是怎么一回事儿呢?赶紧来看一下。

 

原来,该员工已在公司任职5年,最近,公司以“严重违反公司规章制度、给公司造成不良影响”为由,与她解除劳动合同。员工申请劳动仲裁,要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金。仲裁委支持了她的请求,公司对裁决不服,起诉到法院。

 

案件审理时,公司强调该员工实施了购买虚假契税发票欺骗主管部门的行为,该行为严重违反了中介公司规章制度,给公司造成极大负面影响,公司与她解除劳动合同符合法律规定,不应向她支付赔偿金。

 

但是,对于员工购买假契税发票的违法行为,公司并未提供证据证明。

 

而员工对公司的主张不予认可,称公司解除劳动合同没有事实依据,属于违法解除,应当支付违法解除劳动合同赔偿金。

 

最后,法院判决公司向员工支付违法解除劳动合同赔偿金13万元。

 

在这个案例中,公司在主动解除与员工的劳动合同时发生了争议,所以公司要承担举证责任。公司称员工实施了购买虚假契税发票欺骗主管部门的行为,然后以“严重违反公司规章制度、给公司造成不良影响”为由与她解除劳动合同,但并未提供证据加以证明,所以要承担举证不力的后果。据此,法院认定公司的解除行为没有事实依据和法律依据,构成违法解除,须向员工支付赔偿金。

 

那么在日常工作中,员工虚报发票可以被开除吗?我们应从以下几点来综合考量:

 

报销基础事实是否真实

 

在劳动争议案件中,因情况不同,双方会承担不同的举证责任。

 

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六条规定,在劳动争议纠纷案件中,因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生劳动争议的,由用人单位负举证责任。

 

《劳动合同法》第三十九条第二项规定,劳动者严重违反用人单位规章制度的,用人单位可以解除劳动合同,并不需支付经济补偿。

 

那么当劳动者存有“虚假报销行为”,是否达到了严重违纪的程度呢?

 

现实生活中,劳动者进行虚假报销的情形多种多样,有员工虚拟报销事实进行报销、多张发票连号等;有报销基础事实真实,但发票开出单位不存在、发票金额与实际发生数额不一致、发票对应的明细单虚假等;有发票真实,但违反报销制度,如购买违规物品、报销事由与发票不一致等。而其中报销基础事实是否真实,是一个重要的考量因素。

 

在用人单位能够充分举证证明报销基础事实虚假的情况下,即便劳动者提出诸如报销已被批准、报销款已经支付、持发票冲抵等主张,但该等主张不足以消除虚假报销的严重违纪性质,司法机关一般都会支持解除劳动合同。

 

但如果劳动者报销的基础事实真实存在,确属因公支出,但所提供的系发票虚假、不同报销批次但发票连号、发票号码与报销顺序不一致等,则还要结合其他因素,如劳动者是否伪造发票、用人单位财务报销审核程序等进行综合考量。

 

相关案例

 

泰科公司以原职工赵某2013年3月7日至2014年9月25日申请报销时提交的发票及对应小票存在造假的情况为由,要求赵某返还相应的报销款51115元。

 

上海市徐汇区法院查明,赵某存在使用虚假发票报销的事实,本案涉及的发票共64张,泰科公司向法院申请调查令涉及35张发票,调查结果35张发票均存在问题,其中25张加盖了“发票系伪造”的税务局章、5张加盖有“上海 D 有限公司”发票专用章的发票存在发票联与记账金额不一致的情况、5张加盖有“上海市杨浦区 XX 餐饮店”发票专用章的发票存在发票联的开票时间均晚于发票实际验旧日的情况。

 

然而根据泰科公司的陈述及泰科公司提交的《差旅费用实施细则》可以认定,泰科公司对于员工报销宴请餐费有明确的规定,员工在进行宴请客户之前需向泰科公司提出申请,申请的内容包括宴请目的、宴请人员、预算及费用,由此可见,上述报销款所涉及的宴请在宴请之前均经过了泰科公司的审批,并非赵某自作主张所进行的宴请,泰科公司对上述宴请事项均知情并同意进行,在赵某提交相关的报销发票及小票申请报销后,泰科公司的财务人员及经理对赵某提交的相关报销申请及所附的发票和对应小票均进行了审核,且给予了报销。

 

泰科公司未提供有效证据证明赵某存在伪造发票和小票的行为,或者赵某未至相关酒店进行宴请,故法院判决驳回泰科公司的诉讼请求。

 

劳动者是否伪造发票

 

用假发票申请报销与伪造假发票不能划等号,关键是劳动者是否有违纪的主观故意。一般而言,用人单位的财务人员在鉴定发票真伪方面应具有比劳动者更高的技能,如果用人单位在对劳动者的报销进行审核时,并未辨别出虚假发票,对于劳动者而言其对商户开具的发票的真实性更难以辨别真伪。

 

在泰科公司一案中,法院之所以未支持用人单位的主张,除了报销的基础事实真实外,还因为赵某表示其提交报销的发票均系实际宴请客户后由商家开具,其不存在伪造发票的行为。尽管赵某提供了虚假发票,但是未有证据表明,赵某故意伪造了发票。

 

泰科公司在审核赵某提交的报销申请时,对于发票与对应小票是否一致是很容易进行审核的事项,当时泰科公司对其中发票与小票存在不一致的情况并未提出异议,而是给予了报销,表明泰科公司对此不一致的情况是认可的,是可以接受的。

 

所以报销发票的来源也很重要。考虑到社会实践中发票开具、管理尚不规范、发票容易丢失等现实因素,劳动者如主张发票系商家提供、不能辨认发票真伪等主张,故法院一定程度上能够听取劳动者主观状态的抗辩。但如果用人单位能证明,劳动者主观存有恶意,即明知发票虚假仍然申请报销,或者故意购买假发票等,可以认定为严重违反诚信,一般可按严重违纪处理。

 

虚假报销情节是否严重

 

实践中,员工虚假报销的情节也有较大区别。

 

现实中有大量企业存在明示或默示,允许员工在报销时使用同等或更高金额的同类型冲抵发票,司法机构对该类虚假报销的容忍度较高,在该类报销经过公司审批的情况下,一般倾向于不认定员工严重违反诚信。而有的尽管报销事项真实发生,公司财务也审核通过了报销事项,也无证据证明劳动者故意伪造发票,但是否查明员工提交的是虚假发票,是否用人单位就应当予以容忍呢?

 

还要看劳动者的虚假报销情节是否严重。劳动者在劳动合同履行中应遵循的诚实信用原则、劳动纪律及用人单位的合法规章制度,应当负有提交真实、有效、合法的差旅费发票。尽管劳动者一般来说辨别能力有限,但用人单位在审核过程中是否存在疏漏或瑕疵,并不影响劳动者相应行为的违规性质。如果虚假发票数量较多、期间较长且累计金额较大,该等累积足以反驳劳动者关于不能判断发票真伪的主张,否定其不存在恶意的主观状态,还是可以认定劳动者严重违反诚信,用人单位未必不能据此解除劳动合同。

 

相关案例

 

2010年1月至2011年11月期间,魏某向国际商业机器(中国)有限公司提交的费用报销申请单中,有29份申请单涉及的120张浙江省内(除宁波市外)发票经浙江地税因特网办税服务系统查询,存在发票尚未出售、在开具时已缴销、发票购买单位与发票盖章单位不符等问题,发票总金额为人民币29823元;此外,另有2份申请单中涉及的5张发票(其中上海市内发票3张、南京市内发票2张)存在密码相同的问题,发票总金额为人民币1700元;以上发票金额共计人民币31523元。国际公司已向魏某足额支付上述报销款。

 

2013年5月15日,国际公司向魏某发出解除劳动合同通知书。后魏某起诉至浦东新区法院,要求判令国际公司支付魏某违法解除劳动合同赔偿金人民币302160元。

 

法院查明,2010年1月至2011年11月期间,魏某向国际公司提交报销的浙江省内发票中,经浙江地税因特网办税服务系统查询存在问题的达120份之多,加上浙江省外密码相同的5份发票,问题发票总金额达3万余元。以上数量众多且金额较大的问题发票,仅以魏某对此毫不知情,缺乏识别能力似难以解释。

 

尽管国际公司虽未能在2010年1月至2011年11月期间及时发现系争的大量问题发票,但并不能因此推定,魏某的违规报销行为即具有合法性。国际公司即使在报销时进行了审慎的审核,客观上确实亦难以立即发现。因此,魏某主张所有报销均经审核,故符合报销程序的意见,法院难以采信。

 

因弄虚作假的报销行为不仅违反国际公司的规章制度,更与诚信原则和劳动者应当遵守的劳动纪律和职业道德相悖,其性质可认定为严重,故国际公司据此解除劳动合同的行为,难谓违法,最后浦东新区法院驳回魏某的诉讼请求。

 

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