离职证明到底应该怎么写?

2018-09-28

用人单位万万不可忽视出具解除终止合同证明的必要性,否则可能得不偿失。

用人单位万万不可忽视出具解除终止合同证明的必要性,否则可能得不偿失。

《劳动合同法》第五十条规定,用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。第八十九条规定,用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明,由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。

 

劳动合同法中所称的解除、终止劳动合同证明书,就是大家俗称的离职证明。

 

法律规定用人单位有出具解除或者终止劳动合同证明的义务,主要是考虑便于劳动者办理失业登记。1999年国务院《失业保险条例》第16条规定,失业人员应当持本单位为其出具的终止或者解除劳动关系的证明,及时到指定的社会保险经办机构办理失业登记。

 

根据《失业保险条例》的规定,用人单位离职证明是劳动者进行失业登记的必备条件。

 

因此,如果没有离职证明,劳动者在劳动合同解除或者终止后,不能到社会保险经办机构办理失业登记,没有办理失业登记的,不符合失业人员的条件,就不能享受失业待遇,无法领取失业救济金。

 

离职证明对于劳动者具有重要的意义,不仅是劳动者进行失业登记的必需文件,而且根据《劳动合同法》第九十一条的规定:“用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者,给其他用人单位造成损失的,应当承担连带赔偿责任。”没有离职证明的劳动者再次求职时,用人单位会心存顾虑,影响其求职的成功率。

 

所以,实务中离职证明书也是劳动者求职的凭证。

 

劳动部《关于企业职工流动若干问题的通知》中规定,用人单位在招用职工时应查验其终止、解除劳动合同的证明,以及其他能证明该职工与任何用人单位不存在劳动关系的凭证,方可与其签订劳动合同。用人单位违反法律、法规和有关规定从其他单位在职职工中招录人员,给原用人单位造成损失的,用人单位应当承担连带赔偿责任。

 

该规定要求用人单位招用职工时,必须查验该职工与原单位终止、解除劳动合同的证明,以确定其是否与别的用人单位之间还存在劳动关系。若劳动者不能提供相应的离职证明,新用人单位招录的,将承担用工上的风险,所以,一般用人单位不会招录该劳动者。由此可见,离职证明本身是劳动者再求职的一种凭证。

 

那么,离职证明该写些什么内容呢?劳动合同法并未做具体规定。

 

劳动部1996年354号文《关于实行劳动合同制度若干问题的通知》规定:“证明书应写明劳动合同期限、 终止或解除的日期、所担任的工作。如果劳动者要求,用人单位可在证明中客观地说明解除劳动合同的原因。”从保护劳动者第二次就业的角度考虑,实务中一般离职证明是不写解除劳动合同的原因的。

 

《劳动合同法实施条例》对离职证明应当写明的内容做了较为具体的规定。

 

《劳动合同法实施条例》第二十四条规定:“用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明,应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限”。

 

解除终止合同的书面证明不仅证明了劳动者与原用人单位的劳动关系终结,还关系到劳动者工作年限的计算、经济补偿金的支付、年休假、医疗期的确定、失业登记的办理等问题,十分重要。因此劳动合同终止或解除后,用人单位有义务为劳动者开具解除终止合同的证明。

 

实践中,开具解除终止合同的证明,用人单位应当注意以下几点:

 

(1)开具离职证明的时间:解除终止合同的证明应当在劳动合同解除或终止的同时开具。如果劳动者已离开单位,可以书面通知其领取离职证明,如果劳动者未前来领取,则用人单位不存在过错。

 

(2)劳动者没办离职交接,不构成用人单位不出具离职证明的理由。

 

(3)解除终止合同的证明应当采取书面形式,以便登记或存档。

 

(4)书面证明应当包括以下内容:劳动合同期限、终止或者解除的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。法律并未要求写离职原因,因此,在离职证明中可不对离职原因做具体描述。

 

(5)向劳动者出具离职证明后一定要记得要劳动者签收并保留签收回执,避免今后劳动者主张未出具离职证明的赔偿要求。

 

按照《劳动合同法》的规定,用人单位违反法律规定,未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明,对劳动者造成损害的,用人单位应当承担赔偿责任。

 

这里的赔偿责任,既可能是未出具离职证明导致劳动者的失业待遇损失,也可能是未出具离职证明导致劳动者求职受阻产生的工资损失。

 

因此,用人单位万万不可忽视出具解除终止合同证明的必要性,否则可能得不偿失。

 

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